急にメールが受信できなくなった原因は“サーバー容量”でした
Outlook（POP3）設定の注意点と再発防止策

1. お客様から『急にメールが受信できなくなった』とご連絡がありました

先日、お客様より「送信はできるのに、急に受信だけできなくなった」とのご連絡をいただきました。

メールは業務に欠かせないため、すぐに状況を確認しました。

※今回のような “送信できるのに受信だけ止まる” という状態は企業では非常によく起きるトラブルです。

2. 原因は“メールサーバー側の容量が満杯”でした

お客様のご利用環境を確認したところ、メールサーバー側の容量が上限に達しており、新着メールを受信できない状態になっていました。

これは、サーバー会社やプランに関係なく非常に多い原因です。

※メール環境（POP3）の仕様によるものです。

3. 不要メールを整理し、受信機能はすぐに復旧しました

Webメール側の不要メールを整理し、サーバーの空き容量を確保したことで、新着メールは正常に受信できるようになりました。

なお、今回も 送信は元々正常に動作 していたため、受信もすぐに改善されました。

4. なぜ “受信だけ” が止まり、送信はできていたのか？

これは多くの人が誤解するポイントですが、

• 受信 → サーバー容量に依存する
• 送信 → サーバー容量に依存しない

ため、

「送信できるのに受信だけが止まる」という現象が起きます。

実は、メールトラブルで最も多い誤解です。

5. 根本原因は Outlook（POP3）の設定にあるケースが多い

今回の再発防止のため、お客様のメール設定方式を確認したところ、Outlook が POP3（パソコンにメールをダウンロードする方式） で設定されていました。

POP3の特徴：

• 初期設定では「サーバーにメールを残す」状態になりがち
• そのままだとサーバー側にメールが溜まり続ける
• 一定量を超えると受信ストップ

→ 今回のような容量オーバーにつながります。

6. Outlookで設定を確認する方法（再発防止）

以下の項目を確認してください：

（所要時間：1～2分ほど）

• Outlook を開く
• 画面上部の「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリック
• 対象メールアカウントを選択し、「変更」をクリック
• 設定項目内の「サーバーにメッセージのコピーを残す」
  ※ チェック“なし”が推奨設定
  ※ Outlook のバージョンにより表現が異なる場合がございます

このチェックが入っている場合、サーバー側にメールが溜まっていきます。

7. 推奨設定：チェックを外す（サーバーに残さない）

✔ メリット

• サーバー容量が溜まらない
• 同じトラブルを防げる

✔ デメリット

• PCが故障した場合、サーバー上には残っていない
  → Outlookのバックアップ（PST）が必須

企業のメール運用では非常に重要なポイントです。

8. まとめ：メールトラブルの多くは“設定”で防げます

今回のようなケースは、サーバー会社やプランに関わらず、頻繁に起きています。

• 急に受信だけできなくなった
• 送信はできた
• 原因はサーバー容量
• Outlook（POP3）の設定が影響

この流れはどの企業でも発生し得るため、定期的なチェックをおすすめします。

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